云通动力虚拟资料室常见问题 (FAQ)

首次使用

  • 云通动力虚拟资料室提供项目的全生命周期管理,项目管理员可根据需要对项目进行以下操作:

    • 创建项目
    • 发布项目
    • 冻结项目
    • 解冻项目
    • 结案

    项目结案后,管理员可选择继续将项目储存在云通动力虚拟资料室,也可以导出并删除或直接删除项目。

  • 具有项目管理员角色的用户可以创建项目。创建项目的步骤为:

    • 输入项目名称(必填项)
    • 选择项目类型(必填项)
    • 选择使用项目代号(可选项)
    • 填写项目说明(可选项)
    • 上传项目Logo(可选项)
    • 填写使用期限(必填项)
    • 填写项目文件大小(必填项)
    • 支付使用费
  • 云通动力虚拟资料室前台具有以下功能:

    • 创建新项目(只有具有项目管理员角色的用户方有权力进行此项操作);
    • 展现用户的全部项目(包括该用户创建的全部项目和被邀请登录的项目);
    • 项目管理员维护项目订单(包括项目订单的续订与相关费用的支付)。
  • 成为云通动力虚拟资料室新客户的流程如下:

    • 通过云通动力网站联系我们或致电support@docutone.com/+8615810971959联系云通动力;
    • 与云通动力就使用协议达成一致后,云通动力向您指定人士发出邀请邮件;
    • 支付使用费;
    • 开通项目资料室。

    开通后,您有不超过30天的时间准备项目发布,您约定的使用期限自开通后的第31天或实际发布项目之日(以最先发生的为准)开始起算。

  • 目前我们支持简体中文和英文。

报表

  • 云通动力虚拟资料室的报表模块除了提供项目文件、用户、用户组以及Q&A的概要外,还可以根据项目管理员的需要,通过对时间、用户\用户组、操作、文件操作等统计科目的不同配置,动态生成各种需要的报表。

  • 报表的项目概要提供以下信息:

    • 项目的一般信息
    • 订购的存储量
    • 已经使用的存储量
    • 文件数量
    • 用户数量
    • 用户组数量
    • 被阅读次数最多与最少的文件
    • 最活跃及最不活跃的用户组
    • 最活跃及最不活跃的用户
  • 日志查询是项目管理员可用来从系统日志中查询特定用户详细操作的工具。

  • 定制报表提供定制化的分析报表,项目管理员可根据自己的需要生成用户组或用户的文件操作报告,通过这些报告,项目管理员可以:

    • 通过各用户或用户组对文件操作的次数,比较各用户组/用户对项目的关注程度;
    • 比较项目文件/涉及领域被关注的程度;
    • 比较各用户组/用户对项目文件所涉及领域的不同关注程度

Files & Folders

  • 云通动力虚拟资料室提供了颗粒度到文件的文件权限配置。文件权限配置基于用户组,文件权限包括:

    • 最高权限
    • 协同
    • 阅览
    • 阅览/禁止打印
    • 阅览/禁止下载
    • 只读
    • 无权限
  • 项目管理员或文件管理员可通过项目文件页面上传项目文件,除此之外,云通动力还提供了文件上传客户端供管理员用于文件上传。二者的区别在于通过网页的上传系通过http协议及SSL传输加密,通过客户端上传系通过ftps协议进行并加密。

    鉴于浏览器(http协议)对上传文件的限制,如果拟上传文件比较大且数量多,我们建议使用客户端进行上传。

  • 给项目文件设置水印是云通动力资料室提供的一项安全措施。这项措施由项目管理员具体实施,项目管理员可根据需要编辑水印内容,此外,项目管理员还可以在自定义的水印内容外,增添以下内容以方便追溯外泄文件的源头:

    • 用户的账户名称
    • 用户设备IP地址
    • 用户操作时间,

用户组与文件权限

  • 项目管理员可以根据项目需要建立用户组。由于文件权限的配置是基于用户组进行的,通常项目管理员可以根据文件权限配置的需要建立用户组。例如,如果在一个并购项目中,作为卖方资料室的项目管理员,可以按买方的个数,建立买方1、买方2、买方3等用户组,除非需要对买方团队(包括其法律顾问、财务顾问等)需要区别对待,否则可以将其全部团队纳入到一个买方用户组。

    项目管理员也可以按用户拟发挥的功能建立用户组,例如法律组、财务组、人事组、技术组。

  • 项目管理员可通过建立用户组对用户进行分类管理,项目管理员通常可以以用户所属机构为单位建立用户组(如ABC公司),也可以按项目用户的执业领域建立用户组(如法律组、财务组、人事组、技术组等)。

    一个用户可以添加到一个或多个组,没有添加到用户组的用户,除非他/她是该项目的项目管理员或文件管理员,否则她/他将不能看到文件(具体原因请参阅帮助与支持下的用户组与权限)。

  • 项目虚拟资料室用户由项目管理员负责添加。项目管理员可以选用用户添加模板批量(点击此处下载用户导入模板)添加用户,也可以逐个添加。

    项目管理员在添加项目用户需要给用户赋予用户角色,用户角色包括:

    • 项目管理员
    • 文件管理员
    • 隐形主管
    • 内部用户
    • 外部用户

    取决于添加用户时项目的状况,如添加用户时,项目仍处在准备阶段(即项目未发布),如果拟添加用户的角色为项目管理员或文件管理员,完成添加时,系统会同时向该等用户发出邀请邮件,收到邮件邀请的用户即可登录项目虚拟资料室;如拟添加的用户角色为内部用户或外部用户,完成添加时,则系统不会向该等用户发邮件邀请。对内部用户与外部用户的邀请,需在项目发布时或项目发布后方可进行。

    项目发布后,项目管理员可随时添加新用户,对该等用户的邮件邀请,可在完成添加时发出。

Q&A

  • 云通动力虚拟资料室的Q&A是项目的问答平台,Q&A需由项目管理员经过以下操作后方可启用:

    • 指定用户为提问人,只有指定为提问人的用户才可以提问题;
    • 添加Q&A管理员
    • 指定Q&A专家

    用户被指定为提问人后,即可就项目及项目文件提问。提问人只能看到自己提出的问题以及对该问题的回复,而看不到其他提问人所提的问题及其回复。

    项目管理员及Q&A管理员收到问题后,可选择直接回复问题或拒绝回复问题,亦可以邀请Q&A专家就问题进行讨论,在得到满意结果后,可选择回复提问人或拒绝回复其问题。

    云通动力虚拟资料室提供Q&A问题模板以供批量导入或导出问题。

  • Q&A管理员系由项目管理员指定,指定后担负以下职责:

    • 管理(添加、编辑或移除)其他Q&A管理员、Q&A专家及提问人;
    • 回复、拒绝通过Q&A平台收到的问题;
    • 邀请Q&A专家并发起讨论
  • Q&A专家由项目管理员或Q&A管理员指定。通常Q&A专家系对项目可能涉及业务领域相对熟悉的人士,其职责是协助项目管理员或Q&A管理员回复提问人提出的问题。

  • 项目管理员与Q&A管理员可以特定问题及其回复设置为常见问题,这些问题可以是由提问人提出的,也可以是项目管理员与Q&A管理员通过自问自答的方式准备的。

    常见问题向所有提问人及Q&A专家开放。

安全措施

  • 我们的安全措施分四类:

    1. 与基础设施相关的安全措施,包括:

    使用经安全认证的数据中心
    冗余配置
    数据备份
    系统安全
    入侵检测系统

    2. 运用层安全措施

    文件颗粒访问控制
    访问与认证
    传输与存储加密
    保密协议
    用户使用监测和报告

    3. 应用安全

    用户ID管理
    修改控制
    业务可持续性

    4. 用户安全

    保密协议
    合规管理

  • 我们收集到的所有信息都会存储在经ISO27001安全认证的数据中心。中国国内客户而言,他们的数据会存储在经CSA Star认证和ISO 27001认证的中国国内数据中心。