项目资料室快速设置指南

 

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对于首次担任项目管理员者,以下是我们建议的项目设置步骤:

1. 完善项目信息,上传项目Logo.

2. 编辑与启用项目使用条款.

3. 上传与整理项目文件。

每一批次上传文件总数不超过200,单个文件不超过25MB。

4. 添加用户,指派角色。

用户角色:

  • 项目管理员
  • 文件助理
  • 协同成员
  • 访客

用户角色将决定用户邀请邮件的发送时间:

邀请拥有项目管理员与文件助理角色的用户邮件可在在项目发布前创建该等用户时发送。
邀请拥有协同成员与访客角色的用户邮件将在项目发布时或发布后发送。

这样的安排确保协同成员与访客在项目发布前不会进入项目资料室。

5. 创建用户组、添加用户至用户组并基于用户组设置文件权限。

6. 检查与合适每个用户组的文件权限,并确保各用户组的文件权限正确无误。注意:项目管理员与文件助理对项目文件拥有最高文件权限,她们可以上传、下载、编辑、打印、删除、分享与索要文件,而其所在用户组的文件权限限制。

7. 视需要设置并启用文件水印,您可以定制水印内容,亦可以将用户的邮箱、IP地址和预览文件时间以水印方式展示在文件上。

8. 设置Q&A领域。您可以根据需要定制您的Q&A领域,也可以将您的一级文件夹名称当作Q&A领域。

9. 根据需要用户的Q&A角色。

Q&A角色:

  • Q&A管理员
  • 领域专家
  • 问题协调人
  • 提问人

 

10. 如果您满意以上步骤并认为时机已经成熟,您可以到状态管理,选择发布项目,发布项目时,系统将向您已经添加并勾选的协同成员与访客发送邮件邀请。

希望以上建议对您有帮助!

如您需要额外支持,请随时通过邮件support@docutone.com或电话(+8615810971959) 与云通动力支持团队联系。