并购项目中尽职调查是一项必不可少的功课，但尽职调查往往将给尽调文件的管理者带来至少两方面的挑战：(1) 如何向买方及其顾问团队开放尽职调查文件同时确保机密文件不会被滥用或泄露; (2) 如何管理并回复买方在尽调过程中就项目及项目文件提出的问题。实践中，卖方向买方及其顾问团队开放尽调文件的方式经历了纸质文件，U盘，CD/DVD，邮件，FTP传输，网盘分享等不同的分发方式，而无论使用其中任何一种方式都无法在实践中限制机密文件不被接收者滥用或泄露。
有经验的并购项目经理会启用统一的项目Q&A管理，传统上，项目经理会要求各个买家按要求的格式以书面方式集中提交项目问题，这些问题经卖家及其顾问团队讨论后，再统一作答。但这一传统的方式需要手动累加问题，无论在问题的集中管理，还是在起草答复的协同方面，项目管理员都不可避免地受到掣肘。
云通动力项目资料室
云通动力项目资料室不但可以有效地应对并购项目的上述挑战，而且能够在保障项目文件安全的前提下，显著地加速项目的推进进程。
那么项目资料室是如何在并购项目中发挥作用的呢？
项目文件的集中管理
项目资料室不但使得项目管理员得以将全部项目文件集中管理，而且得以对不同用户进行不同的文件权限配置；不但如此，通过项目资料室，项目管理员还可以规定所有文件只能在线阅读，不能打印，不能下载。
当邀请了多个潜在买家时
卖家邀请了多个潜在买家，其中不乏卖家的直接竞争对手或潜在竞争对手。此时对项目文件读取权限的严格控制就尤为重要。云通动力项目资料室不但可以让项目管理员给不同买家及其顾问团队配置不同的文件权限，而且项目管理员可以随时取消任何买家用户的文件读取或资料室登录权限。
实时监测买家对项目的兴趣
项目资料室提供的审计监测功能可以向卖方提供一个分析买方对项目兴趣程度以及兴趣点的辅助工具。卖方通过使用这一功能，排除对项目不感兴趣或兴趣不高的潜在买家，而只跟对项目真正感兴趣的潜在买家进行深入谈判。
核心机密的披露时间
卖家不但可以通过项目资料室的实时审计监测排除对项目兴趣不高的买家，而且还可以项目文件分阶段向买家及其顾问披露。例如，在项目前期，所有买家只能阅览足够其进行项目初步决策的文件，而项目的核心机密可以在卖家排除了兴趣不高的买家之后再行披露。
项目Q&A管理
买家及其顾问无可避免地会针对项目或项目文件对提出问题，这些问题不但可能涉及项目以及卖家的方方面面，而且对一些问题的答复，有可能导致买家做出买或不买的决定。
项目资料室Q&A管理功能给项目管理员提供了一个系统管理项目问题、组织问题答复的集中平台。项目管理员可以按涉及领域（如法务、业务、人事、技术等）预先部署好Q&A不同专家组，一旦买家提出问题，项目管理员即可与相关领域的专家就问题展开讨论并准备答复。
结束语
根据总部在奥地利的兼并与收购联合会（Institute of Mergers, Acquisitions and Alliances）的报告[i], 项目资料室对具有以下特点的并购项目具有“确定的优势”:
- 大型项目
- 以拍卖方式进行的且有多家竞标者参与的项目
- 国际及跨境项目
- 对尽职调查有时限限制的项目
自过去6、7年以来，项目资料室已成为美国与欧洲资本市场从业人员在并购项目中不可或缺的工具，在亚洲，运用项目资料室的并购项目也呈上升趋势。
中国企业是当今世界的一个最主要的并购力量，据普华永道统计，2015年中国企业的并购交易总额已突破7340亿美元[ii]，2016年中国企业的并购势头将更加旺盛。作为为中国资本市场提供项目文件安全分享与控制服务商，云通动力将责无旁贷地竭诚向这些项目提供优质的资料室服务。
[i] Do virtual data rooms add value to the mergers and acquisitions process? Dr. Christopher Kummer and Vlado Sliskovic, IMAA Institute (2007)
[ii] 2015年中国企业并购市场回顾 与2016年展望，普华永道（2016）
